Sposób na archiwizację dokumentów

Masz ciągły bałagan na biurku lub w komputerze? Zapominasz o spotkaniach, ważnych terminach, regularnych spłatach rachunków? Naucz się archiwizacji dokumentów – pomogą ci w tym teczki z zawieszkami. Żyjemy w wiecznym pośpiechu i natłoku spraw, nic więc dziwnego, że nie jesteśmy w stanie pamiętać o wszystkim. Urodziny babci, egzamin, praca na zaliczenie przedmiotu, spotkanie z przyjaciółmi, zaległe i bieżące maile, książki do przeczytania…

Aby się w tym wszystkim połapać i nie musieć bez przerwy nastawiać alarmów w komórce, wypróbuj zawieszkowych teczek. Potrzebna ci będzie do tego szuflada z szynami. Teczki możesz podzielić tematycznie, decyzyjnie lub według kalendarza (miesiącami, dniami) . Schemat postępowania jest następujący: każdego wieczoru wkładasz do konkretnej teczki zadania, które zgromadziły ci się w ciągu całego dnia (zapisywane na karteczkach). Masz do wyboru pięć decyzji: odrzuć, deleguj, podejmij natychmiastowe działanie, odłóż do wglądu, zarchiwizuj do dalszego działania.

W teczkach tematycznych uwzględnij: teczki FORMULARZE dla INFORMACJI WYMAGAJĄCYCH DZIAŁANIA – tu wrzucamy karteczki z rzeczami, które nam się przypomniały, prośbami słownymi), teczki LUDZIE – szef, koledzy, partner (oby nie za dużo teczek), teczki ZEBRANIA (dla cyklicznych zebrań na notatki i dokumenty), teczki LEKTURY („muszę przeczytać”, „chcę przeczytać”), teczki W OCZEKIWANIU NA ODPOWIEDŹ (wszystkie zaczęte projekty, gdzie trzeba czekać na jakąś informację w celu dalszej pracy nad projektem; to teczka przechodnia dla spraw). Już po krótkim czasie zobaczysz, że ten system działa, a ty masz spokojną głowę i porządek na biurku.

MW / Fot. Pexels